M365 Search Connector for Staffbase – FAQ
Hier findet ihr die am häufigsten gestellten Fragen rund ums Thema Suchintegration zwischen Microsoft 365 und Staffbase Intranets.
Suchintegration
In Bezug auf Microsoft 365 bedeutet Suchintegration, das Benutzern in der Plattform ermöglich wird, Informationen über verschiedene externe Plattformen hinweg zu suchen und zu finden, ohne die Anwendung wechseln zu müssen. Es verbessert die Effizienz und Produktivität, indem es den Zugriff auf benötigte Informationen vereinfacht.
Das Unternehmens-Intranet wird meistens durch die Abteilungen Interne Kommunikation als auch Human Resources befüllt. Teilweise auch weitere Corporate Functions wie Legal & Procurement. Es liegen also wertvolle Inhalte für die Mitarbeiter dort.
Die Frage ist, wo befinden sich unsere Mitarbeiter bei der digitalen Arbeit den ganzen Tag? In vielen Unternehmen nutzen Bildschirmarbeiter oder auch bezeichnet als Wissenarbeiter die Microsoft 365 Plattform zur digitalen Zusammenarbeit und suchen nach Informationen dort. Deshalb ist es ideal, wenn nicht nur z.B. Dokumente aus SharePoint Online oder Microsoft Teams gefunden werden sondern auch passende Inhalte aus dem Unternehmens-Intranet.
Im Staffbase Studio wird zwischen News-Beiträgen und Seiten unterschieden. Mehr Infos dazu findet man im Staffbase Support Portal. Beide Arten können gefunden werden sobald sie durch den Redakteur publiziert wurden.
Hinweis: Ein technisch bedingter Zeitversatz nach der Publizierung von wenigen Minuten ist in Kauf zu nehmen.
Ja, die Suche lässt sich einschränken auf bestimmte Kanäle im Intranet.
Eine Möglichkeit für den einzelnen Nutzer ist eine angepasste Suchabfrage mit einer bestimmten Syntax – zum Beispiel: channel:<channelname>
Eine weitere Möglichkeit in der Konfiguration für alle Nutzer ist die Vor-Konfguration des Reiters (Search Vertical) auf ein bestimmten Kanal in der Microsoft Suche
Eine weitere Möglichkeit ist, die Synchronisierung der Inhalte aus dem Intranet für die Suche generell einzuschränken.
Benutzer von Microsoft 365 haben eine zentrale Suchmaske in allen Anwendungen als auch im Browser verfügbar. Nach Eingabe eines Suchwortes gelangen die Benutzer auf die Suchergebnisse der Microsoft Suche.
Dort gibt es mehrere Tabs, um die Suche auf Arten von Content als auch IT-Systeme im Vorhinein einzuschränken. Es ist dank des Search Connectors möglich, auch für Intranet-Inhalte ein gesondertes Tab den Benutzern anzubieten.
Die Vorteile für Mitarbeiter sind vielfältig:
- sie können relevante Unternehmensdaten sowie Internetinhalte mit nur einer Anfrage durchsuchen, was Zeit spart und die Produktivität steigert.
- Zudem bleiben die Daten der Benutzer und des Unternehmens privat und sicher, da Anmeldungen bei Geschäfts-, Schul- oder Unikonten erforderlich sind, um interne Ergebnisse zu sehen.
Die Indizierung der Intranet-Inhalte ist nur in der Default-Sprache aus der Staffbase-Plattfom möglich.
Kommerzielle Rahmenbedingungen
Seitens Microsoft existieren Nutzungsbedingungen für den Einsatz von Microsoft Graph Connectoren. Diese ist hier zu finden: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftsearch/terms-of-use
Es werden hierbei personenbezogene Daten verarbeitet. Das sind Autor-Informationen der Intranet-Inhalte (Autor der Seite und ggf. zusätzlich im Seiteninhalt). Diese werden im Suchindex in der Microsoft 365 Umgebung gespeichert.
Dort sind jedoch eh schon personenbezogene Daten gespeichert wie z.B. Autor-Informationen von Dokumenten in Teams oder SharePoint Online.
Daher sollte das eigene DSGVO Verfahrensverzeichnis in Absprache mit dem Datenschutzverantwortlichen ggf. aktualisiert werden.
Technische Rahmenbedingungen
Die einzelnen veröffentlichten Seiten & News-Beiträge im Staffbase Intranet werden in den Suchindex der Microsoft Search über den Connector gebracht. Man spricht hier technisch von Ingesting anstatt von Indexing. Das bedeutet also dass kein Crawler die Inhalte durchforstet sondern dass man selbst dafür verantwortlich ist, die externen Inhalte in den Suchindex zu importieren.
Dabei werden einzelne Metadatenfelder (wie Titel, Autor, Datum) der einzelnen Seiten & Beiträge auch erkannt und in den Suchindex als sogenannte Search Properties gespeichert. Dadurch können Nutzer später auch Suchergebnisse filtern auf Basis von Metdatenfeldern.
- URL des Beitrags/Seite
- Autor
- Titel des Beitrags
- Teaser-Text
- Erstellungsdatum
- Datum der letzten Änderung
Inhalte wie zum Beispiel News, die für alle Mitarbeiter im Intranet zugänglich sind, werden auch für alle Benutzer (ohne Gast-Nutzer) in ihrer Microsoft 365 Umgebung auffindbar.
Geschützte Inhalte im Intranet, die nur ausgewählten Mitarbeitern freigegeben werden, können durch diese Benutzer auch in der Microsoft 365 gefunden werden. Mitarbeiter, die im Intranet auf diese Inhalte keine Berechtigung haben, finden diese auch nicht in der Microsoft 365 Suche.
Der Search Connector ist technisch gesehen ein Microsoft Graph Connector, der im Search Admin Center im Microsoft 365 Tenant einmalig installiert und konfiguriert wird.
Mehr Information zur Installation gibt es von Microsoft hier: Set up Microsoft Graph connectors in the Microsoft 365 admin center | Microsoft Learn
Für die automatisierte Indizierung von Inhalten müssen im Azure Tenant des Kunden einige Komponenten installiert und konfiguriert werden.
In der Staffbase Intranet Umgebung sind keine Anpassungen notwendig. Lediglich der Zugriff auf das Userprofilverzeichnis und den Content über die API muss einmalig konfiguriert werden.