Intranet auf Basis von SharePoint Online
Unsere Aufgabe bestand darin, ein technisch veraltetes Intranet-System abzulösen und ein neues Intranet auf Basis von SharePoint Online im Unternehmen einzuführen. Zusätzlich sollten Mitarbeiter aus den Bereichen Produktion und Logistik mit ihren privaten mobilen Endgeräten Zugriff auf das neue Intranet erhalten.
Zunächst haben wir uns mit dem Kunden zusammengesetzt und gemeinsam die Anforderungen an das neue Intranet erörtert. Auf dieser Basis haben wir eine umfassende Konzeption erarbeitet, die die Bedürfnisse des Kunden genau abbildet.
Des weiteren haben wir unterstützt bei der Bildung einer Key-User Community. Die Mitglieder wurden aus unterschiedlichen Abteilungen rekrutiert und testeten während der Umsetzungsphase den aktuellen Stand des neuen Intranets. Rechtzeitig vor Go-Live wurden sie zu Bereichs-Redakteuren ausgebildet um ihren Content einzupflegen.
Im weiteren Verlauf haben wir das Intranet technisch konfiguriert und an die Anforderungen des Kunden angepasst. Hierbei stand das mobile Nutzungserlebnis und die Usability des angezeigten Contents mit der SharePoint App für Smartphones im Fokus.
SharePoint Administration
In diesem langjährigen Projekt waren wir für die Administration eines SharePoint-basierten Intranets zuständig.
Unsere Tätigkeiten umfassten alle mit dem Betrieb des Intranets verbundenen Aufgaben. Wir waren für den First-, Second- und Third- Level Support zuständig und den Benutzern dabei behilflich, sich in der für sie anfangs neuen Umgebung wohlzufühlen und effizient arbeiten zu können. Verschiedene ältere Technologien wurden im Zuge des Projekts abgelöst und nach SharePoint migriert.
Da das Intranet-Portal für mehrere räumlich Standorte gleichermaßen funktionieren musste, bestand eine besondere Herausforderung darin, Informationen zu bündeln und generische Lösungen zu finden. Mithilfe der guten Kommunikationsfähigkeit unseres Projektleiters konnte jahrelang ein Support geboten werden, der den Anforderungen unseres Kunden gerecht wurde.
Systembetreuung einer SharePoint Server Farm
Kernstück dieses Projektes war die über mehrere Jahre erfolgende Betreuung einer großen SharePoint Farm. Diese schloss die eigenständige, regelmäßige Überwachung der Server ein, sowie die Koordinierung bzw. Durchführung von Wartungsmaßnahmen.
Unser Team unterstützte außerdem direkt bei Anforderungen der Fachabteilungen und bot einen durchgehenden User-Support. Wir wichen unserem Kunden beim Betrieb seines Intranets einige Jahre lang nicht von der Seite und standen ihm mit unserer Expertise im Bereich SharePoint sowohl technisch als auch als Projektleiter zur Verfügung.
Redakteurs-Schulung für SharePoint Intranet
Highlights
Es wurden Mitarbeiter-innen aus der Unternehmenskommunikation geschult zum inhaltlichen Aufbau eines Intranets auf Basis von SharePoint Online.
Detail-Themen in den Schulungen:
- Redaktionelle und optische Seitengestaltung
- Arbeit mit verschiedenen dynamischen Ansichten
- Kennenlernen aller WebParts zur Erweiterung von statischen Inhalten
Anpassungen von in Betrieb befindlichen Nintex Workflows
Highlights
In enger Zusammenarbeit mit den fachlichen Ansprechpartnern haben wir eine bestehende Umsetzung von Nintex Workflows analysiert und Änderungsanforderungen besprochen. Der Prozess der Kostenplanung im Controlling benötigte eine Verbesserung im Eskalationsmanagement.
Darauf aufbauend wurden die Workflow-Definitionen angepasst und die Änderungen getestet. Nach erfolgreichem Test wurden die Updates in die Produktivumgebung überführt.
Schulung für SharePoint Teamsites
Highlights
Es wurden Anwender aus verschiedenen Fachabteilungen geschult in der digitalen Zusammenarbeit in SharePoint Teamsites.
Detail-Themen in der Schulung:
- Arbeit mit gemeinsamen Dateien
- Arbeit mit gemeinsamen Aufgaben
- Terminkalender im Team
- Gemeinsame Kontakte
- Nutzung der Outlook und Office Client Integration
Automatisierte Erstellung eines SharePoint Intranets
Highlights
Unser Team hat erfolgreich eine PowerShell-Lösung konzipiert und implementiert, die das Anlegen und die anschließende Konfiguration von über 150 Websites für ca. 50.000 Nutzer automatisiert. Herausfordernd war hierbei, dass die Seiten in verschiedenen Sprachen angelegt werden sollten, da vier internationale Standorte gleichzeitig bedient werden mussten.
Einige der Anforderungen, die erfolgreich in den Skripten bedient werden konnten, waren
- Erstellung und Konfiguration von Bibliotheken und Listen
- Konfiguration der Mehrsprachigkeit
- Anlegen und Konfigurieren von Seiten-Templates mit dynamischen WebParts
- Anlegen von Metadaten (Terms und Termsets) und Verknüpfung mit Listen
- Konfiguration der Zugriffsrechte auf Seiten und das Teilen von Seiten
- Regionale Einstellungen für Sprache, Zeitzone, Zielgruppenadressierung usw.
Die Skripte sind auf Themen aufgeteilt und können automatisiert gemeinsam oder einzeln ausgeführt werden, um neue Seiten anzulegen oder bestehende Seiten anzupassen.
Damit das System von Anfang an funktioniert, haben wir uns dazu entschieden, mithilfe des Pester-Frameworks automatisierte Tests einzurichten. Darüber hinaus wurden die User beim Kunden geschult, wie sie mit den Skripten effizient und erfolgreich arbeiten können.
Durch das Projekt haben wir als Team viel über das PnP-Framework, die Arbeit mit PnP-Templates und die Architektur einer wirklich großen PowerShell Codebasis gelernt.
Umsetzung eines internen Prozesses zur Prüfung von Compliance Richtlinien
Highlights
In enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden haben wir die bestehende Umsetzung von Nintex Workflows in Bezug auf die Automatisierung von Richtlinienprozessen fachlich analysiert. Darauf aufbauend wurde ein neues Statusmodell für Richtlinien in Zusammenarbeit mit den fachlichen Stakeholdern konzipiert und umgesetzt. Die Automatisierung wurde mit PowerAutomate realisiert und durch die Integration von Planner, Teams und SharePoint Online konnten die Prozesse im gesamten Unternehmen abgearbeitet werden.
Um die Effizienz weiter zu steigern, haben wir eine automatisierte Publizierung und Depublizierung von Richtlinien im Intranet implementiert. Vor der Auslieferung erfolgte ein ausführlicher Funktionstest, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt wurden.
Integration von Microsoft 365 in eine Mitarbeiterkommunikations-Plattform
Als Entwicklungs-Dienstleister haben wir Microsoft 365 Inhalte in eine bestehende, komplexe Kundenplattform integriert. Die verschiedenen Microsoft 365 Inhalte werden in Widgets bzw. Plugins in der App unseres Kunden angezeigt. So sollten Nutzer beispielsweise auf ihren Microsoft-Teams Feed, ihre eigenen und geteilten Dateien oder ihren Outlook Kalender innerhalb der Kunden-App zugreifen können, ohne die App verlassen zu müssen. Diese auf den Nutzer zurechtgeschnittenen Daten wurden über die Microsoft Graph API eingebunden.
Außerdem haben wir haben die bestehenden Funktionen der Kunden-App optimiert und neue Funktionen implementiert, um geänderten Anforderungen gerecht zu werden. Dabei haben wir das UI/UX für die Widgets und Plugins gemäß der Designvorlage umgesetzt. Zudem haben wir regelmäßig neue Releases und Fixes bereitgestellt, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
Es war für uns begeisternd zu sehen, wie sehr der Kunde von der dazu gewonnenen Flexibilität seiner App profitiert hat.
Neuigkeiten-App in SharePoint
Highlights
Im Rahmen dieses Projekts waren wir für für die Leitung und Koordination des Projektteams verantwortlich, sowie für die Entwicklung der Neuigkeiten-App selbst. Ziel war eine Erweiterung von SharePoint, mit der eine Neuigkeiten-Zentrale geschaffen wurde, die die Nachrichtenkanäle aus der Mitarbeiter-App unseres Kunden direkt nach SharePoint brachte.
Durch die Planung von Meilensteinen und regelmäßigen Releases haben wir sichergestellt, dass das Projekt innerhalb des Budgets und der zeitlichen Vorgaben durchgeführt wurde. Zudem haben wir die Kommunikation zwischen dem Produktmanager und unseren Entwicklern koordiniert.
Die Programmierung der Neuigkeiten-App selbst war für unser Team aus erfahrenen SharePoint – Entwicklern herausfordernd und spaßig zugleich. Unser Anspruch: Anwender sollten nicht spüren können, dass sie sich in unserem Produkt in einer „nicht-nativen“ App befinden. Alles sollte sich so anfühlen wie der dem Nutzer vertraute SharePoint-Standard.
Das Ergebnis hat unser Team begeistert: Eine Extension und ein Webpart, die auf SharePoint Websiten Informationen aus der Mitarbeiter-App unseres Kunden lieferten. Der Login zur Kunden-App wurde als Single Sign-On implementiert.
